Det här personuppgiftsbiträdesavtalet är en bilaga till villkoren och gäller när kunden använder AnnoTracker. Det uppfyller kraven i dataskyddsförordningen (GDPR) artikel 28.
1. Parter och roller
Kunden (det företag som har ett konto i AnnoTracker) är personuppgiftsansvarig. Anno One Corporation Ltd, reg.nr HE 442910, Larnaca, Cypern, är personuppgiftsbiträde och behandlar personuppgifter för kundens räkning.
2. Vad som behandlas
- Ändamål: att tillhandahålla AnnoTracker – tidrapportering, uppföljning, rapporter, import och Chrome-tillägget – och support till kunden.
- Uppgifter: namn, e-postadress, språk, roll och behörigheter, rapporterad tid med kommentarer, ändringslogg, senaste inloggning, anteckningar och frågor om tider, och IP-adresser i serverloggar. Dessutom det kunden själv skriver in om sina kunder och projekt.
- Personer: kundens användare, personer kunden lägger in utan inloggning (till exempel genom import), och kontaktpersoner hos kundens kunder om kunden skriver in sådana.
- Varaktighet: så länge avtalet om AnnoTracker gäller, och därefter till dess uppgifterna är raderade enligt punkt 9.
Kunden ska inte lägga in känsliga personuppgifter (till exempel om hälsa) i AnnoTracker.
3. Instruktioner
Vi behandlar personuppgifterna bara enligt kundens dokumenterade instruktioner. Instruktionerna är villkoren, det här avtalet och de val kunden gör i tjänsten. Anser vi att en instruktion strider mot dataskyddsregler säger vi till.
4. Tystnadsplikt
De som har åtkomst till personuppgifterna hos oss har tystnadsplikt och använder dem bara för att leverera tjänsten.
5. Säkerhet
Vi har bland annat de här åtgärderna (artikel 32):
- all trafik till AnnoTracker är krypterad (https)
- lösenord sparas bara som envägshash, och inloggning kan göras med passkeys
- varje företags uppgifter är åtskilda, och varje fråga i databasen begränsas till det inloggade företaget
- roller och behörigheter styr vem som ser och ändrar vad, och ändringar av tider loggas
- åtkomst till servern sker bara med SSH-nyckel, aldrig med lösenord
- säkerhetskopior av databasen görs varje natt och sparas i 14 dagar på servern; extra kopior före uppdateringar sparas i högst 30 dagar
6. Underbiträden
Kunden ger ett allmänt godkännande till att vi anlitar underbiträden. Vi har avtal med var och en som ger samma skydd som det här avtalet. I dag:
| Underbiträde | Uppgift | Plats |
|---|---|---|
| STRATO AG | Server, databas och filer | Tyskland |
| Plus Five Five, Inc. (Resend) | Utskick av mejl från AnnoTracker | USA – överföring enligt EU:s standardavtalsklausuler och EU–US Data Privacy Framework |
| Microsoft Ireland Operations Limited (Microsoft 365) | Brevlådan för support (hello@annoone.com) | EU/EES enligt Microsofts villkor |
Innan vi anlitar ett nytt underbiträde meddelar vi kontots ägare per mejl minst 30 dagar i förväg. Kunden kan invända genom att säga upp avtalet innan ändringen gäller.
7. Hjälp till kunden
Vi hjälper kunden att svara på begäranden från de registrerade, till exempel om tillgång, rättelse och radering. Mycket kan kunden göra själv i tjänsten: ändra och inaktivera personer, ta ut rapporter och export. Vi hjälper också till med konsekvensbedömningar och kontakter med tillsynsmyndigheten när det behövs.
8. Personuppgiftsincidenter
Får vi kännedom om en personuppgiftsincident som rör kundens uppgifter meddelar vi kunden utan onödigt dröjsmål, och senast inom 48 timmar. Vi berättar vad som har hänt, vilka uppgifter som berörs och vad vi gör åt det.
9. När avtalet upphör
Kunden kan ta ut sina uppgifter med tjänstens rapporter och export innan avtalet upphör. Därefter raderar vi kundens personuppgifter inom 90 dagar, om inte lag kräver att de sparas längre. Kopior i säkerhetskopior försvinner när kopiorna gallras.
10. Granskning
Vi ger kunden den information som behövs för att visa att avtalet följs. Kunden kan begära en granskning; den görs på kundens bekostnad, med rimligt varsel och utan att röja andra kunders uppgifter.
11. Kontakt
Frågor om personuppgifter skickas till hello@annoone.com.